Werbungskosten bei Vermietung: Was du wirklich absetzen kannst

Was als Werbungskosten zählt und was nicht

Werbungskosten sind Ausgaben, die durch die Vermietung veranlasst sind. Der Zusammenhang muss erkennbar sein, ein zeitlicher Gleichlauf mit den Mieteinnahmen ist dagegen nicht zwingend. Auch Kosten vor dem ersten Mietvertrag können als vorweggenommene Werbungskosten anerkannt werden, etwa Fahrten zu Besichtigungen, Finanzierungskosten oder die Notarkosten der Grundschuldbestellung, sofern die Vermietungsabsicht nachweisbar ist.

• Sofort abziehbar: Schuldzinsen, Verwaltung, Versicherungen, Grundsteuer, Erhaltungsaufwand, Inserate für die Mietersuche.
• Über die Nutzungsdauer verteilt: der Gebäudeanteil des Kaufpreises samt anteiliger Anschaffungsnebenkosten über die Abschreibung.
• Gar nicht abziehbar: die Tilgung des Darlehens, der Anteil für Grund und Boden, Kosten für selbst genutzte Räume sowie Aufwand für Zeiten, in denen du das Objekt privat nutzt.

Der häufigste Denkfehler betrifft die Rate an die Bank. Absetzbar ist nur der Zinsanteil. Die Tilgung ist Vermögensaufbau und steuerlich unbeachtlich. Wer das übersieht, überschätzt die steuerliche Wirkung seiner Anlage deutlich.

Die zwei größten Hebel: AfA und Schuldzinsen

Die Abschreibung für Abnutzung ist der wichtigste Posten, der ohne laufenden Liquiditätsabfluss wirkt. Du hast den Kaufpreis einmal bezahlt, ziehst ihn aber jährlich anteilig ab. Abgeschrieben wird nur das Gebäude samt anteiliger Nebenkosten wie Grunderwerbsteuer, Notar und Grundbuch. Der Bodenanteil bleibt außen vor, weil Grund und Boden sich nicht abnutzt.

• 2 Prozent linear nach §7 Abs. 4 EStG für Gebäude mit Fertigstellung nach dem 31. Dezember 1924.
• 2,5 Prozent linear für Gebäude, die vor dem 1. Januar 1925 fertiggestellt wurden.
• 3 Prozent linear für Wohngebäude, die nach dem 31. Dezember 2022 fertiggestellt wurden.
• Degressive Abschreibung nach §7 Abs. 5a EStG für Wohngebäude, deren Bau innerhalb des gesetzlich festgelegten Zeitfensters begonnen wurde, jeweils vom Restwert und nur unter den dort genannten Voraussetzungen.
• Sonderabschreibung nach §7b EStG für förderfähigen neuen Wohnraum, zusätzlich zur linearen AfA, zeitlich befristet und an Effizienz- sowie Baukostengrenzen gebunden.

Welcher Satz für dein Objekt gilt und ob eine Sonder- oder degressive Abschreibung überhaupt in Betracht kommt, prüft dein Steuerberater anhand der konkreten Objektdaten. Die Kaufpreisaufteilung zwischen Gebäude und Grundstück muss sachgerecht und wirtschaftlich begründbar sein, das Finanzamt prüft sie regelmäßig nach. Bei älteren Objekten kann ein Restnutzungsdauer-Gutachten nach §7 Abs. 4 Satz 2 EStG einen höheren Abschreibungssatz begründen, wenn es den Anforderungen der Finanzverwaltung genügt.

Schuldzinsen sind der zweite große Block. Abziehbar sind neben den laufenden Zinsen auch Bereitstellungszinsen, ein marktübliches Damnum, Bearbeitungsgebühren für das Objektdarlehen und die Notarkosten der Grundschuldbestellung. Voraussetzung ist, dass das Darlehen tatsächlich für die vermietete Immobilie verwendet wurde. Deshalb gehört jede Kapitalanlage auf ein eigenes Konto, sauber getrennt von privaten Zahlungsströmen.

Laufende Bewirtschaftungskosten richtig erfassen

Diese Posten fallen jedes Jahr an und werden erfahrungsgemäß am häufigsten unvollständig eingetragen:

• Hausgeld an die WEG: Der Anteil für Verwaltung, Instandhaltung, Versicherung und Betriebskosten ist absetzbar. Maßgeblich ist die Aufteilung aus der Jahresabrechnung.
• Zuführung zur Erhaltungsrücklage: Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist die Einzahlung selbst noch kein Abzug. Absetzbar wird der Betrag erst in dem Jahr, in dem die Gemeinschaft ihn für eine Erhaltungsmaßnahme verwendet.
• Grundsteuer, Wohngebäude- und Haftpflichtversicherung, Straßenreinigung, Müll, Schornsteinfeger.
• Sondereigentumsverwaltung und Mietverwaltung inklusive Vermietungsservice.
• Mietausfallversicherung, Rechtsberatung und Prozesskosten im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis.
• Kosten der Mietersuche: Inserate, Provision an den Vermittler des Mietvertrags, Bonitätsprüfung. Die Provision beim Immobilienkauf gehört dagegen zu den Anschaffungsnebenkosten und läuft über die AfA.

Umlagefähige Nebenkosten sind ein Durchlaufposten mit zwei Seiten. Die Vorauszahlungen deines Mieters sind Einnahmen, die von dir gezahlten Kosten sind Werbungskosten. Trage beide Seiten ein, statt zu saldieren. Das ist nicht nur formal korrekt, sondern vermeidet Rückfragen.

Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten: die entscheidende Weiche

Hier liegt der größte Unterschied in der Steuerwirkung. Erhaltungsaufwand ist grundsätzlich sofort in voller Höhe abziehbar. Herstellungskosten wandern in die Bemessungsgrundlage der AfA und wirken sich nur über die Nutzungsdauer aus.

Erhaltungsaufwand liegt vor, wenn du etwas Vorhandenes reparierst, erneuerst oder modernisierst, ohne den Charakter des Gebäudes zu verändern. Beispiele: Austausch einer alten Heizungsanlage, neue Fenster anstelle der bisherigen, Malerarbeiten, Bodenbeläge oder eine Bad-Erneuerung im vorhandenen Zuschnitt und Standard.

Herstellungskosten entstehen vor allem in drei Fällen: bei einer Erweiterung der Nutzfläche, etwa Anbau, Aufstockung oder Balkonneubau, bei einer wesentlichen Verbesserung, wenn der Standard in mindestens drei der vier zentralen Bereiche Heizung, Sanitär, Elektro und Fenster deutlich angehoben wird, sowie bei einer Neuherstellung nach umfassender Kernsanierung.

Hinzu kommt die Regelung zu den anschaffungsnahen Herstellungskosten nach §6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Übersteigen deine Aufwendungen für Instandsetzung und Modernisierung innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung, gerechnet ohne Umsatzsteuer, 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, werden sie insgesamt zu Herstellungskosten. Aus einem geplanten Sofortabzug wird dann eine Abschreibung über die Nutzungsdauer. Ausgenommen sind Aufwendungen für Erweiterungen, die ohnehin Herstellungskosten sind, sowie Erhaltungsarbeiten, die üblicherweise jährlich anfallen. Wer eine größere Sanierung plant, sollte die Maßnahmen deshalb zeitlich oder betragsmäßig mit seinem Steuerberater abstimmen.

Ein oft übersehener Gestaltungsspielraum: Größere Erhaltungsaufwendungen an überwiegend Wohnzwecken dienenden Gebäuden dürfen nach §82b EStDV gleichmäßig auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden. Das kann sinnvoll sein, wenn ein Sofortabzug in einem einzelnen Jahr steuerlich weitgehend verpuffen würde.

Die kleinen Posten, die zusammen einen Unterschied machen

Einzeln wirken diese Positionen unbedeutend, in Summe können jährlich einige hundert Euro zusammenkommen. Entscheidend ist die Dokumentation.

• Fahrtkosten: Fahrten zur Eigentümerversammlung, zur Wohnungsübergabe oder zur Handwerkerabnahme werden in der Regel nach Reisekostengrundsätzen mit der Kilometerpauschale für Pkw-Fahrten von aktuell 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt. Suchst du das Objekt sehr regelmäßig auf, kann das Finanzamt es als Tätigkeitsstätte werten und nur die Entfernungspauschale in der jeweils geltenden Höhe zulassen. Führe deshalb eine einfache Liste mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern.
• Kontoführungsgebühren für ein separat geführtes Mietkonto: Verlässlich ist der Ansatz der tatsächlichen, belegten Gebühren. Ob und in welcher Höhe eine Pauschale ohne Einzelnachweis akzeptiert wird, handhaben die Finanzämter unterschiedlich.
• Telefon, Porto, Büromaterial im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis.
• Steuerberatungskosten, soweit sie auf die Ermittlung der Vermietungseinkünfte entfallen. Der Anteil für den privaten Mantelbogen ist nicht abziehbar.
• Fachliteratur, Verwaltungssoftware, Mitgliedsbeiträge etwa bei einem Haus- und Grundeigentümerverein.
• Arbeitsmittel und ein anteiliges Arbeitszimmer sind möglich, unterliegen aber engen Voraussetzungen und werden regelmäßig geprüft.

Beispielrechnung: so setzt sich der Abzug zusammen

Das folgende Rechenbeispiel ist bewusst vereinfacht und dient nur der Veranschaulichung. Die Zahlen sind frei gewählt, beziehen sich auf kein konkretes Angebot und sind weder Prognose noch Zusage einer bestimmten steuerlichen Wirkung oder Rendite. Angenommen wird eine vermietete Eigentumswohnung, Kaufpreis 300.000 Euro, Erwerbsnebenkosten 30.000 Euro, Gebäudeanteil laut Kaufpreisaufteilung 75 Prozent, lineare AfA 2 Prozent, Darlehen 270.000 Euro zu 3,8 Prozent Zins, Kaltmiete 950 Euro monatlich.

Ein solcher Verlust wird grundsätzlich mit den übrigen Einkünften verrechnet. Bei einem angenommenen Grenzsteuersatz von 42 Prozent ergäbe sich rechnerisch eine Entlastung von rund 2.726 Euro, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind dabei nicht berücksichtigt. Dein tatsächlicher Effekt hängt von deinem persönlichen Steuersatz, deiner Veranlagungsart, der Finanzierung und den konkreten Objektdaten ab und kann deutlich abweichen. Wer nicht bis zum Steuerbescheid warten möchte, kann beim Finanzamt einen Freibetrag im Lohnsteuerabzugsverfahren nach §39a EStG beantragen, sofern die gesetzliche Antragsgrenze erreicht ist. Die Entlastung wirkt dann monatlich über die Gehaltsabrechnung. Ob das in deinem Fall sinnvoll und zulässig ist, klärt dein Steuerberater.

Anlage V, Belege und Fristen

Vermietungseinkünfte erklärst du in der Anlage V, je Objekt eine eigene Anlage. Die Einnahmen aus Kaltmiete, Nebenkostenvorauszahlungen und vereinnahmten Umlagen stehen oben, darunter folgen die Werbungskosten in vorgegebenen Zeilen für AfA, Schuldzinsen, Erhaltungsaufwand, Verwaltungskosten und sonstige Kosten. Maßgeblich ist das Zufluss- und Abflussprinzip nach §11 EStG: Es zählt grundsätzlich das Jahr der Zahlung, nicht das Jahr der Rechnung. Für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel gilt eine Zehn-Tage-Regel.

• Sammle ganzjährig: Jahresabrechnung der WEG, Zinsbescheinigung der Bank, Grundsteuerbescheid, Versicherungsrechnungen, Handwerkerrechnungen, Mietvertrag und Kontoauszüge des Objektkontos.
• Handwerkerrechnungen möglichst unbar bezahlen, das erleichtert den Nachweis. Für Leistungen an einem Grundstück gilt für private Auftraggeber eine Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren nach §14b UStG, für die eigene Steuerakte ist eine längere Aufbewahrung sinnvoll.
• Abgabefrist: in der Regel der 31. Juli des Folgejahres. Wird die Erklärung von einem Steuerberater erstellt, verlängert sich die Frist gesetzlich deutlich. Für einzelne Veranlagungszeiträume galten abweichende, verlängerte Fristen.
• Verbilligte Vermietung: Nach §21 Abs. 2 EStG bleibt der volle Werbungskostenabzug erhalten, solange die Miete mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Marktmiete beträgt. Darunter wird der Abzug gekürzt, in einem Zwischenbereich kann eine Überschussprognose verlangt werden. Das ist besonders bei Vermietung an Angehörige relevant.

Praxisregeln und rechtliche Einordnung

Das solltest du tun:

• Ein separates Konto je Kapitalanlage führen, damit die Zuordnung der Zinsen und Kosten eindeutig bleibt.
• Die Kaufpreisaufteilung schon im Kaufvertrag sachgerecht und nachvollziehbar begründen.
• Größere Sanierungen mit Blick auf die 15-Prozent-Grenze in den ersten drei Jahren nach dem Kauf planen und vorher steuerlich abstimmen.
• Belege digital nach Jahr und Objekt ablegen, inklusive Fahrtenliste.
• Bei Bestandsobjekten prüfen lassen, ob ein Restnutzungsdauer-Gutachten sinnvoll ist.

Das solltest du vermeiden:

• Die Tilgung als Kosten ansetzen.
• Die Einzahlung in die Erhaltungsrücklage sofort abziehen.
• Umlagen mit Kosten saldieren, statt beide Seiten zu erklären.
• Kaufnebenkosten wie Grunderwerbsteuer und Notarkosten des Kaufvertrags als Sofortabzug behandeln.
• Eine Immobilie allein wegen der Steuerwirkung kaufen. Lage, Vermietbarkeit und Substanz entscheiden über das Ergebnis, die Steuer verbessert nur ein tragfähiges Investment.

Sachgrund Immobilien ist Immobilienvermittler nach §34c GewO und weder Steuerberater noch Anlageberater. Wir dürfen und wollen keine steuerliche oder anlagebezogene Einzelfallberatung leisten und geben keine Zusagen über steuerliche Ergebnisse, Wertentwicklungen oder Renditen. Dieser Beitrag ordnet die Regeln allgemein und nach dem Rechtsstand zum Zeitpunkt der Erstellung ein. Er ersetzt kein Gespräch mit deinem Steuerberater, der deine Einkommenssituation, deine Finanzierung und das konkrete Objekt beurteilen kann. Gern bereiten wir die Objektunterlagen so auf, dass dein Berater sie ohne Rückfragen prüfen kann.

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